Com estructurar les dades d'una empresa

Sis fonts, tres respostes diferents

En una reunió de direcció algú pregunta quantes comandes es van servir fora de termini el mes passat. Logística diu 62. Atenció al client diu 87. El responsable comercial en té 54 apuntades. Cap dels tres menteix: cada àrea compta el que veu des del seu sistema, amb el seu criteri i amb el seu calendari.

Aquest és el símptoma clàssic d'una empresa que té moltes dades i cap estructura. La informació hi és, però no hi ha cap acord sobre què significa. Estructurar les dades és, sobretot, resoldre aquest acord.

Estructurar no vol dir posar-ho tot en un sol lloc

Hi ha una confusió habitual: pensar que el problema es resol movent-ho tot a un mateix fitxer o a un mateix sistema. No és així. Una empresa pot tenir sis sistemes diferents i estar perfectament estructurada, i pot tenir-ho tot en un únic sistema i seguir sense saber quantes comandes ha servit a temps.

El que cal és:

• saber on viu cada dada i qui la manté,
• tenir una sola definició per a cada indicador,
• disposar d'un model on aquestes definicions es calculin sempre igual,
• i unes quantes regles de manteniment perquè això no es degradi al cap de sis mesos.

Pas 1. L'inventari de fonts

És la feina menys lluïda i la que més problemes evita. Per a cada font cal anotar sis coses: nom, sistema on viu, responsable, freqüència d'actualització, format de sortida i quins indicadors alimenta.

Un inventari típic d'una empresa de 80 persones té entre 8 i 15 fonts. Quan el faig, gairebé sempre passen tres coses:

1. Apareixen dues o tres fonts que ningú havia mencionat, normalment fitxers que manté una sola persona des de fa anys.
2. Es descobreix que hi ha dades duplicades en dos sistemes, amb valors que ja no coincideixen.
3. Es detecta alguna font crítica sense cap responsable assignat.

Aquestes tres troballes, per si soles, ja justifiquen les dues setmanes que costa fer l'inventari.

Pas 2. Una definició per indicador

Aquí és on es guanya o es perd el projecte. Torna a l'exemple de l'inici: "comanda servida a temps". Abans de comptar res cal respondre:

• Es mesura per data de sortida del magatzem o per data de lliurament al client?
• Els caps de setmana i els festius compten com a dies de termini?
• Una comanda servida en dues expedicions, es considera servida quan surt la primera o l'última?
• Les comandes anul·lades entren al denominador?

Quatre preguntes, una tarda de reunió, i les tres xifres de la reunió de direcció passen a ser una. El resultat s'escriu en un diccionari d'indicadors com aquest:

• Servei a temps — comandes lliurades dins la finestra compromesa sobre comandes lliurades, comptat en dies laborables. Font: transport. Responsable: direcció d'operacions.
• Marge brut — vendes netes de devolucions menys el cost de compra de la referència. Fonts: vendes i compres. Responsable: direcció financera.
• Client actiu — client amb almenys una comanda facturada els darrers 12 mesos. Font: facturació. Responsable: direcció comercial.
• Ruptura d'estoc — referència amb estoc disponible zero i demanda registrada el mateix dia. Font: magatzem. Responsable: direcció d'operacions.

Tres regles per al diccionari: cada indicador té un únic responsable, cada definició s'escriu en una frase que entengui algú de fora del departament, i qualsevol canvi queda datat. Si un indicador necessita dues definicions perquè finances i operacions el fan servir diferent, es creen dos indicadors amb noms diferents. Mai un nom amb dos significats.

Pas 3. Un model que s'entengui

Amb les fonts inventariades i els indicadors definits, cal un lloc on tot això es calculi de manera consistent. Quatre decisions determinen si el model aguantarà el creixement.

Granularitat. A quin nivell de detall es guarda cada cosa: la línia de comanda, la comanda o el resum diari. Guardar el detall més fi que es pugui mantenir permet respondre preguntes futures sense refer res.

Claus comunes. El mateix client no pot ser tres clients diferents perquè està escrit de tres maneres. Cal un identificador únic per client, per producte i per centre, i una taula que reculli les equivalències entre sistemes. Aquesta feina de dades mestres és avorrida i és la que fa que les xifres quadrin.

Calendari. Un calendari propi amb dies laborables, festius, setmanes i períodes fiscals evita que cada informe faci la seva pròpia interpretació de "mes anterior".

Jerarquies. Producte, família, categoria. Botiga, zona, país. Definir-les un cop permet passar del resum al detall sense construir un informe nou cada vegada.

Pas 4. Governança mínima viable

La governança té mala fama perquè s'associa a comitès i documents que ningú llegeix. En una empresa de mida mitjana n'hi ha prou amb quatre regles:

1. Cada indicador té un propietari amb nom i cognoms, que és qui aprova els canvis de definició.
2. Els canvis es documenten amb data i motiu. Dues línies són suficients.
3. Revisió trimestral de mitja hora: quins indicadors ja no es fan servir, quins en falten, quines definicions han quedat obsoletes.
4. Permisos per perfil, no per persona. Quan algú canvia de rol, els accessos el segueixen sense feina extra.

Un pla de trenta dies

Dies 1 a 10. Inventari. Llista de fonts, responsables i freqüències. Marca les tres més crítiques per al negoci.

Dies 11 a 20. Definicions. Tria els vuit o deu indicadors que apareixen a les reunions de direcció i tanca'n la definició. No més de deu: si en poses trenta, no en tancaràs cap.

Dies 21 a 30. Primera prova. Calcula aquests indicadors per a un període ja tancat i compara'ls amb el que diu cada sistema d'origen. Les diferències que apareguin són el mapa exacte de la feina pendent.

Al cap d'un mes no tindràs l'estructura acabada, però tindràs una cosa més valuosa: saber exactament on són els problemes i quant costa resoldre'ls.

Senyals que l'estructura no aguanta

• Les reunions comencen discutint d'on surt cada xifra.
• Hi ha un fitxer que "és el bo": tothom en coneix la ubicació, però ningú no en pot dir el responsable.
• Cada àrea té el seu recompte de clients actius.
• Ningú pot dir amb certesa quan es van actualitzar les dades per última vegada.
• Quan marxa una persona concreta, hi ha informes que deixen de sortir.

Si en reconeixes tres o més, el problema ja no és de fitxers: és d'estructura.

Què no cal fer

No cal migrar-ho tot. No cal un projecte de dotze mesos. I sobretot no cal decidir amb què es visualitzarà abans de saber quines preguntes s'han de respondre. L'ordre correcte és preguntes, definicions, model i, només llavors, pantalles.

Si vols una revisió de les teves fonts i del teu diccionari d'indicadors, escriu-me. El diagnòstic inicial és gratuït i te'l lliuro en menys d'una setmana.