Com dissenyar un quadre de comandament que la gent faci servir

La pantalla que ningú obre

Hi ha un tipus de projecte que acaba malament tot i haver anat bé: les dades es carreguen soles, les xifres quadren amb el sistema d'origen, la pantalla té 34 gràfics i està plena de colors. I al cap de tres mesos, les estadístiques d'ús diuen que l'han obert quatre vegades.

El motiu gairebé sempre és el mateix: es va dissenyar a partir de les dades disponibles i no a partir de les decisions que algú ha de prendre. Un quadre de comandament no és un aparador d'informació; és una eina de treball que ha de fer que algú faci alguna cosa diferent avui.

Comença per la decisió

Abans de dibuixar res, fes aquesta fitxa amb les persones que faran servir la pantalla. De cada decisió cal saber qui la pren, cada quant, què l'activa i quina acció desencadena. Si alguna d'aquestes dades no es pot completar, aquell indicador probablement no hi ha de ser.

Reposar una referència — la pren el responsable de botiga, cada dia, quan la cobertura baixa dels 5 dies. Acció: llançar comanda al magatzem.
Aturar una línia — la pren el cap de torn, cada torn, quan el rebuig supera el 3 %. Acció: revisar l'utillatge.
Revisar el preu d'una família — la pren la direcció comercial, cada mes, quan el marge queda dos punts sota l'objectiu. Acció: proposta de tarifa.

Aquesta fitxa és el disseny. La resta és execució. Quan es fa aquest exercici amb l'equip, sol passar que la llista inicial de 25 indicadors "imprescindibles" es queda en 8, i que apareixen dos o tres que ningú havia demanat però que són els que realment disparen decisions.

Tres nivells, no un

Una pantalla útil funciona a tres velocitats diferents.

Cinc segons. Va bé o no va bé? Tres o quatre xifres grans a la part superior, cadascuna amb la seva comparativa: contra objectiu, contra el mateix període de l'any anterior o contra la setmana passada. Una xifra sense referència no diu res: 412.000 € pot ser una gran notícia o un desastre.

Dos minuts. Per què? Aquí van les evolucions temporals i les comparacions per categoria, botiga, línia o client. És la zona on l'usuari busca la causa d'una desviació.

El detall. Quan cal, es baixa a la taula fina, es filtra i s'exporta. Aquest nivell no ha d'ocupar espai a la pantalla principal: hi ha de ser a un clic de distància.

Jerarquia visual

L'ull llegeix una pantalla com llegeix una pàgina: comença a dalt a l'esquerra i baixa. Aprofita-ho.

El que és més important, més amunt i més gran. La mida ha de ser proporcional a la rellevància, no a la quantitat de dades.
Un sol color d'accent per destacar. Si tot destaca, no destaca res.
El color amb significat sempre vol dir el mateix: si el vermell és "fora d'objectiu" en un gràfic, no pot ser "botiga nord" en el següent.
Alineació i espais regulars. Una graella neta s'escaneja molt més ràpid que un mosaic de targetes desalineades.
Textos curts i en llenguatge de negoci. "Marge brut" i no "mrg_brt_calc".

Quin gràfic per a quina pregunta

Triar el gràfic no és una qüestió estètica: depèn de la pregunta.

Com evoluciona això en el temps? Línia, amb prou punts perquè es vegi la tendència.
Quines categories destaquen? Barres horitzontals ordenades de més a menys. L'ordre fa mitja feina.
Quant pesa cada part del total? Barres apilades o una barra segmentada. Els gràfics circulars només funcionen amb dos o tres talls; amb vuit són il·legibles.
On es concentren els casos? Histograma o mapa de calor per hora i dia.
Una xifra amb objectiu? Un número gran amb la variació al costat i, si hi cap, una línia petita amb els darrers dotze períodes.
Hi ha relació entre dues magnituds? Núvol de punts.

Tres coses per evitar sempre: el 3D, els eixos dobles amb escales diferents i els eixos verticals que no comencen a zero en gràfics de barres. Les tres exageren diferències que no existeixen.

Què no posar-hi

Indicadors que ningú mira però que "queden bé".
Tot el detall "per si algú el necessita". Si el necessita, que hi navegui.
Capçaleres decoratives, logotips grans i frases de benvinguda que ocupen la meitat de la pantalla.
Més de vuit o nou objectes visuals per pantalla. A partir d'aquí l'usuari deixa de llegir i comença a buscar.
Filtres oberts per defecte que ningú entén. Que la pantalla arrenqui amb la vista més útil ja aplicada.

Detalls que decideixen l'adopció

Hi ha quatre coses avorrides que expliquen bona part de la diferència entre una pantalla que es fa servir i una que no:

Velocitat. Si triga més de tres segons a obrir-se, la gent deixa de consultar-la per impuls.
Mòbil. Un responsable de botiga o un cap de torn no obrirà mai un portàtil per mirar una xifra. Cal una versió vertical amb els tres indicadors clau.
Data d'actualització visible. Una línia petita que digui quan es van carregar les dades per última vegada evita la meitat de les preguntes i tota la desconfiança.
Accessibilitat. Contrast suficient, mides de text llegibles i cap informació que depengui només del color.

Prova-ho amb cinc persones

Abans de publicar, seu amb cinc usuaris reals, un per un. Dona'ls una pregunta concreta ("quina botiga ha baixat més aquesta setmana?") i mira'ls sense dir res. Cronometra.

Si triguen més de trenta segons a trobar-ho, l'estructura no és clara.
Si pregunten què vol dir una etiqueta, canvia l'etiqueta.
Si van directament al filtre i el canvien, la vista per defecte està mal triada.
Si baixen a la taula de detall de seguida, potser el resum no respon la pregunta.

Cinc sessions de quinze minuts detecten pràcticament tots els problemes de disseny. És la inversió més rendible de tot el projecte.

Les dues primeres setmanes

L'adopció es guanya just després de publicar:

Posa data de retirada de l'informe antic i comunica-la. Mentre convisquin els dos, guanyarà el de sempre.
Fes la primera reunió setmanal amb la pantalla projectada. Que es vegi que és la font oficial.
Formació de trenta minuts, no més. Si necessita dues hores, el problema és el disseny.
Al cap de quinze dies, recull tres millores concretes i aplica-les de seguida. Aquest gest fa més per l'adopció que qualsevol funcionalitat nova.

Llista de comprovació abans de publicar

Cada element respon una pregunta que algú es fa de veritat.
Totes les xifres tenen comparativa.
Les dades quadren amb el sistema d'origen en un període tancat.
La pantalla es llegeix bé en clar i en fosc, i en vertical.
Es veu la data de l'última actualització.
Hi ha camí del resum al detall sense sortir de la pantalla.
Els permisos estan configurats per perfil.
Algú de fora de l'equip l'ha entesa sense explicacions.

Si la teva pantalla actual no supera aquesta llista i vols una revisió de disseny, escriu-me. Faig un diagnòstic gratuït i et dic què canviaria i per què.