Comerç industrial de subministraments
Fulls de càlcul i un programa de facturació antic que no es parlaven: cada comanda s'introduïa dues vegades i ningú coneixia l'estoc real.
El repte
Comandes introduïdes dues vegades, estoc real desconegut i albarans que es perdien entre el taulell i l'oficina
La solució
Implantació d'ERP amb el circuit comanda–albarà–factura i migració de clients, articles i històric amb quadrament
Com ho vam fer
L'empresa venia per taulell, per telèfon i per correu, i cada canal acabava en un lloc diferent: la comanda s'apuntava en un full de càlcul, l'albarà es feia a mà i la factura s'introduïa després al programa antic. Vam començar pel circuit: comanda, albarà i factura en un sol sistema, de manera que cada operació s'entra una vegada i el document següent es genera a partir de l'anterior, amb l'estoc descomptat en el moment de servir. La migració va incloure els clients amb les seves condicions, els articles amb preus i tarifes, i l'històric de venda, amb un quadrament contra la facturació de l'últim exercici abans de donar-la per bona. L'arrencada es va fer per àrees: primer vendes i magatzem, després compres i administració, amb el programa antic funcionant en paral·lel fins que els totals van quadrar durant un mes sencer. La formació es va fer per perfil: cadascú va aprendre el seu circuit sobre les seves dades, no sobre un manual genèric.
Resultats
Cronologia del projecte
Diagnòstic del circuit comanda–albarà–factura
Migració de clients, articles i històric amb quadrament
Arrencada de vendes i magatzem amb el sistema antic en paral·lel
Compres i administració incorporades i formació per perfil
Testimoni
“El que ens va convèncer és que no van començar pel programa, sinó pel nostre circuit. El primer mes de treballar-hi ja no vam repicar cap comanda.”