Informes automàtics i distribució
L'informe s'actualitza automàticament, arriba a qui l'ha de llegir i avisa quan alguna cosa se surt del que és normal.
El repte
Cada tancament algú dedica dies a refer el mateix informe: copiar, enganxar, quadrar, maquetar i enviar. És feina cara, repetitiva i qualsevol error passa desapercebut fins al mes següent. Mentrestant, els números que es comenten a la reunió ja tenen dues setmanes.
La solució
Automatitzem l'actualització i el repartiment: enviaments programats al destinatari correcte, avisos quan un indicador supera un llindar i exportacions en el format que cada àrea necessita. Amb registre de què s'ha enviat i a qui. Si una actualització no acaba bé, l'informe no surt i l'equip rep l'avís.
És per a la teva empresa si…
- L'enviament dels informes depèn que una persona concreta se'n recordi, i quan no hi és no surten.
- Cada delegació o cada client rep el seu informe, i preparar-los tots vol dir repetir la mateixa feina amb filtres diferents.
- Els errors als informes els descobreix un client o un director quan ja els té a la bústia, mai abans.
- Voleu saber al moment si ha entrat una comanda gran o un indicador ha caigut, però l'única manera és anar a mirar-ho.
Què inclou
Calendari d'actualització propi
Cada informe té el seu calendari: diari, setmanal o de tancament. Les dades es refresquen soles abans de l'hora d'enviament, sense que ningú hagi d'obrir res.
Un model, molts destinataris
Un mateix informe surt filtrat per a cada receptor: cada delegació o cada client rep només les seves xifres, del mateix model i a la mateixa hora.
Llindars i avisos definits amb vosaltres
Acordem què és una desviació que mereix un avís i qui l'ha de rebre. L'alerta arriba quan passa, no quan es tanca el mes.
El format de cada receptor
Qui treballa amb full de càlcul rep full de càlcul; qui només ha de llegir, rep un document a punt d'imprimir. El format s'adapta al receptor, no al revés.
Registre de cada enviament
Cada enviament queda anotat: quin informe, a qui, quan i amb quines dades. Si un dia cal demostrar què es va enviar, el registre hi és.
Com ho fem
Inventari d'informes
Llistem els informes que avui es fan a mà: qui els munta, qui els rep, amb quina freqüència i quins han deixat de llegir-se.
Prioritat i disseny
Automatitzem primer els que més temps consumeixen. Per a cadascun es fixa el contingut, el format, el calendari i els destinataris.
Període en paral·lel
Durant un temps acordat, l'informe automàtic i el manual conviuen i es comparen. El manual només es retira quan els resultats coincideixen.
Traspàs del manteniment
Deixem documentat com afegir un destinatari, canviar un calendari o ajustar un llindar, perquè el manteniment ordinari el pugui fer el vostre equip.
Beneficis clau
Sense muntatge manual
Sempre puntual
Avisos automàtics de desviacions
Preguntes freqüents
Podem canviar nosaltres un informe un cop automatitzat?
Els canvis ordinaris sí: destinataris, calendaris i llindars queden documentats al traspàs perquè els feu vosaltres. Per a canvis d'estructura o de contingut, s'acorda l'abast i el preu abans de tocar res.
S'hi pot incloure informació de fora del sistema, com objectius o pressupostos?
Sí. Els objectius solen estar en un full de càlcul, i no cal canviar-ho: se'n defineix un format estable i el sistema el llegeix automàticament a cada actualització.
Tots els informes es poden automatitzar?
Els que tenen un contingut i un calendari estables, sí. L'inventari inicial diu quins compleixen la condició i quins val més deixar com a consulta al quadre de comandament. No tot s'ha d'automatitzar.
Com es cobra: per projecte o per quota?
La construcció es cobra com a projecte tancat, amb l'abast acordat al diagnòstic gratuït. Si voleu que en fem el manteniment i la supervisió, es pacta a part, amb un abast i un preu fixats per endavant.
Casos d'èxit relacionats
Serveis financers
Grup empresarial amb quatre societats
Tancament mensual de set dies i xifres que no quadraven entre societats
- Dies de tancament mensual
- 7→1
- Informe al comitè cada mes
- D+2
- Definició de marge per a les quatre societats
- 1
Logística
Operador logístic
Un informe per client fet a mà cada mes i incompliments que es detectaven quan el client trucava
- Informes mensuals automatitzats
- 40
- Enviaments fora de termini
- 0
- Avís per finestra de lliurament incomplerta
- 24 h