Migració i posada en marxa
Les dades velles netes dins del sistema nou i l'equip fent-lo servir des del primer dia.
El repte
La por real d'un canvi de sistema no és el sistema: és el dia que s'engega. Clients duplicats, estocs que no quadren amb el magatzem i albarans que no apareixen enlloc. I un equip que, a la primera setmana, torna al full de càlcul de sempre perquè allà sí que troba les coses.
La solució
Netegem i quadrem les dades abans de migrar-les: duplicats, saldos i referències mortes. Fem una migració de prova en buit i la contrastem contra el sistema antic, xifra a xifra, abans del dia clau. Formem cada perfil amb el seu cas d'ús real i acompanyem l'equip les primeres setmanes, fins que el sistema va sol.
És per a la teva empresa si…
- Heu triat el sistema nou, però les dades encara són al vell i ningú de l'equip té temps per fer el traspàs.
- Ja vau intentar un canvi de sistema i va quedar a mitges: ara conviuen tots dos i no està definit quin és el de referència.
- El proveïdor del programa antic ja no hi dona suport i cada incidència es queda sense resposta.
- El sistema actual només el coneix a fons la persona que el va configurar fa anys.
Què inclou
Neteja i deduplicació
Revisem clients, articles i saldos abans de moure'ls i us presentem la llista del que està repetit o obsolet: vosaltres decidiu què es migra i què s'arxiva.
Migració assajada
El traspàs sencer s'executa primer en un entorn de prova i cada pas queda escrit en un guió: el dia de l'arrencada només es repeteix un procés ja comprovat.
Quadrament aprovat per escrit
Elaborem un document amb els totals de clients, estocs i saldos als dos sistemes, i les diferències explicades una a una. S'aprova abans d'arrencar, no després.
Formació sobre les vostres dades
Cada perfil es forma només en la part que farà servir, amb exercicis sobre els seus clients i articles reals, i amb un manual breu per a cada lloc de treball.
Acompanyament de l'arrencada
Els primers dies resolem els dubtes al moment i corregim els ajustos de configuració a mesura que apareixen, abans que es converteixin en males pràctiques.
Com ho fem
Auditoria de les dades velles
Extraiem les dades del sistema antic i les classifiquem amb un criteri acordat per escrit: què es migra, què s'arxiva i què es descarta.
Migració de prova i quadrament
Traspassem les dades a un entorn de prova i comparem els totals amb el sistema antic fins que cada diferència queda explicada.
Arrencada acompanyada
Es fixa la data amb vosaltres, es congela l'entrada de dades al sistema antic i s'arrenca amb suport directe els primers dies.
Formació i tancament
Formem cada perfil sobre el sistema ja carregat amb les seves dades i deixem l'antic en mode de consulta, amb un responsable i una data de desconnexió.
Beneficis clau
Migració completa i quadrada
Adopció real per part de l'equip
Posada en marxa planificada
Preguntes freqüents
Es pot perdre alguna dada durant la migració?
El quadrament existeix precisament per evitar-ho: cada total del sistema nou es compara amb el de l'antic i les diferències s'expliquen abans d'arrencar. A més, el sistema antic es conserva en consulta, així sempre es pot anar a comprovar l'original.
Cal migrar tot l'històric de fa anys?
Normalment no. Es migra el que es consulta al dia a dia; el que s'ha de conservar per obligació legal es pot arxivar fora del sistema nou. La decisió es pren amb l'inventari de dades al davant.
Quant dura una migració?
Depèn del volum i, sobretot, de l'estat de les dades de partida. El diagnòstic gratuït inclou una primera revisió de les dades i acaba amb una proposta tancada de calendari i preu.
I si el dia de l'arrencada alguna cosa falla?
Hi ha pla de tornada enrere: el sistema antic no es desconnecta fins que el nou porta un període funcionant i quadrant. Si cal, es continua treballant amb l'antic mentre es corregeix el problema, sense perdre feina feta.
Casos d'èxit relacionats
Distribució
Comerç industrial de subministraments
Comandes introduïdes dues vegades, estoc real desconegut i albarans que es perdien entre el taulell i l'oficina
- Entrada de cada comanda
- 1
- Temps de preparar una factura
- −70%
- Albarans perduts des de l'arrencada
- 0
Distribució
Distribuïdora de material tècnic
Cada àrea defensava la seva xifra de nivell de servei i cap coincidia amb les altres
- Fonts unificades en un sol lloc
- 6
- Definició per indicador
- 1
- Dies cada mes recuperats
- 3