Model de dades i indicadors
Definim els indicadors del negoci una sola vegada perquè tothom parli de la mateixa xifra.
El repte
Dues persones demanen «les vendes del mes» i obtenen dos números diferents. Cadascú té la seva fórmula, ningú sap quina és la bona i les reunions es dediquen a discutir les dades en comptes de decidir. El coneixement de com es calcula cada cosa és al cap de tres persones i marxa amb elles.
La solució
Construïm un model de dades entenedor sobre el qual es calculen tots els indicadors: una definició per indicador, documentada i auditable. Calendaris, jerarquies i permisos per perfil perquè cadascú vegi el que li toca. Quan una regla de càlcul canvia, es canvia en un sol lloc i tots els informes s'hi ajusten alhora.
És per a la teva empresa si…
- El marge que calcula comercial i el que calcula finances no coincideixen, i cada departament defensa el seu.
- Els indicadors es calculen en un full de càlcul amb fórmules que només entén qui el va crear.
- Cada xifra nova s'ha de demanar a la persona que porta les dades i depèn de la seva disponibilitat.
- Comparar aquest any amb l'anterior costa perquè els criteris han anat canviant i ningú va registrar quan ni per què.
Què inclou
Diccionari d'indicadors
Cada indicador amb la seva fórmula, l'origen de les dades i el responsable de la definició, en un document que queda a l'empresa i es revisa quan el negoci canvia.
Càlculs que es poden auditar
Cada càlcul es pot obrir i llegir: de quines taules parteix, què filtra i què agrega. Un auditor o un responsable nou pot seguir-lo de principi a fi sense demanar ajuda.
Model amb noms del negoci
Les taules i els camps porten noms del negoci, no codis tècnics: client, comanda, marge. Qui hi arriba de nou entén què és cada cosa sense dependre de qui ho va construir.
Jerarquies, calendaris i comparatives
Deixem preparades les agrupacions que el negoci fa servir, per zona, per família de producte, per comercial, amb el calendari fiscal i les comparatives entre períodes ja resoltes.
Visibilitat per perfil
Cada perfil veu el seu àmbit: un cap de zona, la seva zona; direcció, el conjunt. Les regles es defineixen una vegada i s'apliquen a tots els informes alhora.
Com ho fem
Taller de definicions
Reunim les persones que fan servir cada indicador i en tanquem la definició: què compta, què no compta i des de quan. Les discrepàncies es resolen aquí, no als informes.
Construcció del model
Muntem les taules i les regles de càlcul sobre les dades ja integrades, i cada decisió de càlcul queda anotada al diccionari.
Contrast amb els càlculs actuals
Comparem els resultats del model amb els fulls de càlcul que l'empresa fa servir avui i expliquem cada diferència fins que hi ha acord.
Publicació i circuit de canvis
El model entra en producció amb un circuit acordat per modificar definicions: qui ho pot demanar, qui ho aprova i com queda registrat.
Beneficis clau
Una xifra, una definició
Càlculs auditables
Preparat per créixer
Preguntes freqüents
Ja tenim informes que funcionen. Per què necessitem un model de dades?
Perquè si cada informe recalcula els indicadors pel seu compte, dues pantalles poden donar xifres diferents. Amb un model comú, cada indicador es calcula un sol cop i tots els informes el llegeixen del mateix lloc.
Qui decideix la definició bona quan dos departaments no s'entenen?
L'empresa, no nosaltres. Portem la discrepància a una taula amb totes les parts, mostrem les conseqüències de cada opció i la decisió queda per escrit al diccionari, amb data i responsable.
Què passa quan canviem la manera de calcular una cosa?
La regla es modifica al model, en un sol lloc, i al diccionari queda registrat des de quan s'aplica. Si cal, es conserven les dues versions per poder comparar períodes calculats amb criteris diferents.
Quanta dedicació demana per part nostra?
La part que no es pot delegar són els tallers de definició: hi ha de ser qui coneix el negoci. La resta la fem nosaltres. Al diagnòstic es concreta quantes sessions caldran i amb quines persones.
Casos d'èxit relacionats
Indústria
Fabricant de components industrials
Rebuig del 15% sense saber a quin torn, màquina o referència es concentrava
- Temps de detecció d'incidències
- −80%
- Rebuig en sis mesos
- −34%
- Informe de qualitat per a tota la planta
- 1
Serveis financers
Grup empresarial amb quatre societats
Tancament mensual de set dies i xifres que no quadraven entre societats
- Dies de tancament mensual
- 7→1
- Informe al comitè cada mes
- D+2
- Definició de marge per a les quatre societats
- 1