Cómo diseñar un cuadro de mando que la gente use

La pantalla que nadie abre

Hay un tipo de proyecto que acaba mal a pesar de haber ido bien: los datos se cargan solos, las cifras cuadran con el sistema de origen, la pantalla tiene 34 gráficos y está llena de colores. Y a los tres meses, las estadísticas de uso dicen que se ha abierto cuatro veces.

El motivo casi siempre es el mismo: se diseñó a partir de los datos disponibles y no a partir de las decisiones que alguien tiene que tomar. Un cuadro de mando no es un escaparate de información; es una herramienta de trabajo que debe conseguir que alguien haga algo distinto hoy.

Empieza por la decisión

Antes de dibujar nada, rellena esta ficha con las personas que van a usar la pantalla. De cada decisión hay que saber quién la toma, cada cuánto, qué la activa y qué acción desencadena. Si alguno de esos datos no se puede completar, ese indicador probablemente no debería estar.

Reponer una referencia — la toma el responsable de tienda, cada día, cuando la cobertura baja de 5 días. Acción: lanzar pedido al almacén.
Parar una línea — la toma el jefe de turno, cada turno, cuando el rechazo supera el 3 %. Acción: revisar el utillaje.
Revisar el precio de una familia — la toma la dirección comercial, cada mes, cuando el margen queda dos puntos bajo objetivo. Acción: propuesta de tarifa.

Esta ficha es el diseño. El resto es ejecución. Cuando se hace este ejercicio con el equipo, suele ocurrir que la lista inicial de 25 indicadores "imprescindibles" se queda en 8, y que aparecen dos o tres que nadie había pedido pero que son los que realmente disparan decisiones.

Tres niveles, no uno

Una pantalla útil funciona a tres velocidades distintas.

Cinco segundos. ¿Va bien o no va bien? Tres o cuatro cifras grandes en la parte superior, cada una con su comparativa: contra objetivo, contra el mismo periodo del año anterior o contra la semana pasada. Una cifra sin referencia no dice nada: 412.000 € puede ser una gran noticia o un desastre.

Dos minutos. ¿Por qué? Aquí van las evoluciones temporales y las comparaciones por categoría, tienda, línea o cliente. Es la zona donde el usuario busca la causa de una desviación.

El detalle. Cuando hace falta, se baja a la tabla fina, se filtra y se exporta. Este nivel no debe ocupar espacio en la pantalla principal: tiene que estar a un clic de distancia.

Jerarquía visual

El ojo lee una pantalla como lee una página: empieza arriba a la izquierda y baja. Aprovéchalo.

Lo más importante, más arriba y más grande. El tamaño debe ser proporcional a la relevancia, no a la cantidad de datos.
Un solo color de acento para destacar. Si todo destaca, no destaca nada.
El color con significado siempre quiere decir lo mismo: si el rojo es "fuera de objetivo" en un gráfico, no puede ser "tienda norte" en el siguiente.
Alineación y espacios regulares. Una rejilla limpia se escanea mucho más rápido que un mosaico de tarjetas desalineadas.
Textos cortos y en lenguaje de negocio. "Margen bruto" y no "mrg_brt_calc".

Qué gráfico para qué pregunta

Elegir el gráfico no es una cuestión estética: depende de la pregunta.

¿Cómo evoluciona esto en el tiempo? Línea, con suficientes puntos para que se vea la tendencia.
¿Qué categorías destacan? Barras horizontales ordenadas de mayor a menor. El orden hace la mitad del trabajo.
¿Cuánto pesa cada parte del total? Barras apiladas o una barra segmentada. Los gráficos circulares solo funcionan con dos o tres porciones; con ocho son ilegibles.
¿Dónde se concentran los casos? Histograma o mapa de calor por hora y día.
¿Una cifra con objetivo? Un número grande con la variación al lado y, si cabe, una línea pequeña con los últimos doce periodos.
¿Hay relación entre dos magnitudes? Nube de puntos.

Tres cosas que conviene evitar siempre: el 3D, los ejes dobles con escalas distintas y los ejes verticales que no empiezan en cero en gráficos de barras. Las tres exageran diferencias que no existen.

Qué no poner

Indicadores que nadie mira pero que "quedan bien".
Todo el detalle "por si alguien lo necesita". Si lo necesita, que navegue hasta él.
Cabeceras decorativas, logotipos grandes y frases de bienvenida que ocupan media pantalla.
Más de ocho o nueve objetos visuales por pantalla. A partir de ahí el usuario deja de leer y empieza a buscar.
Filtros abiertos por defecto que nadie entiende. Que la pantalla arranque con la vista más útil ya aplicada.

Detalles que deciden la adopción

Hay cuatro cosas aburridas que explican buena parte de la diferencia entre una pantalla que se usa y una que no:

Velocidad. Si tarda más de tres segundos en abrirse, la gente deja de consultarla por impulso.
Móvil. Un responsable de tienda o un jefe de turno no abrirá nunca un portátil para mirar una cifra. Hace falta una versión vertical con los tres indicadores clave.
Fecha de actualización visible. Una línea pequeña que diga cuándo se cargaron los datos por última vez evita la mitad de las preguntas y toda la desconfianza.
Accesibilidad. Contraste suficiente, tamaños de texto legibles y ninguna información que dependa solo del color.

Pruébalo con cinco personas

Antes de publicar, siéntate con cinco usuarios reales, uno por uno. Dales una pregunta concreta ("¿qué tienda ha bajado más esta semana?") y míralos sin decir nada. Cronometra.

Si tardan más de treinta segundos en encontrarlo, la estructura no está clara.
Si preguntan qué significa una etiqueta, cambia la etiqueta.
Si van directos al filtro y lo cambian, la vista por defecto está mal elegida.
Si bajan enseguida a la tabla de detalle, quizá el resumen no responde a la pregunta.

Cinco sesiones de quince minutos detectan prácticamente todos los problemas de diseño. Es la inversión más rentable de todo el proyecto.

Las dos primeras semanas

La adopción se gana justo después de publicar:

Pon fecha de retirada al informe antiguo y comunícala. Mientras convivan los dos, ganará el de siempre.
Haz la primera reunión semanal con la pantalla proyectada. Que se vea que es la fuente oficial.
Formación de treinta minutos, no más. Si necesita dos horas, el problema es el diseño.
A los quince días, recoge tres mejoras concretas y aplícalas enseguida. Ese gesto hace más por la adopción que cualquier funcionalidad nueva.

Lista de comprobación antes de publicar

Cada elemento responde a una pregunta que alguien se hace de verdad.
Todas las cifras tienen comparativa.
Los datos cuadran con el sistema de origen en un periodo cerrado.
La pantalla se lee bien en claro y en oscuro, y en vertical.
Se ve la fecha de la última actualización.
Hay camino del resumen al detalle sin salir de la pantalla.
Los permisos están configurados por perfil.
Alguien de fuera del equipo la ha entendido sin explicaciones.

Si tu pantalla actual no supera esta lista y quieres una revisión de diseño, escríbeme. Hago un diagnóstico gratuito y te digo qué cambiaría y por qué.