Empresa de servicios técnicos
Cuatro comerciales y todo el histórico en el buzón de cada uno: las ofertas quedaban paradas cuando nadie las reclamaba y la previsión de ventas se hacía de memoria.
El reto
Ofertas que se olvidaban, ninguna previsión de cierre y clientes sin contacto que nadie detectaba
La solución
CRM con las etapas reales del proceso comercial, histórico compartido, avisos de seguimiento y conexión con la facturación
Cómo lo hicimos
Antes de configurar nada definimos con el equipo las etapas reales de su proceso, de la primera llamada al trabajo facturado, y el CRM se configuró sobre esas etapas y no sobre unas genéricas. Importamos los contactos y las ofertas abiertas que había repartidas entre buzones y hojas de cálculo, y desde entonces cada oportunidad tiene un responsable, una etapa y una fecha de siguiente paso. Si esa fecha pasa sin actividad, el aviso llega al responsable; si un cliente lleva meses sin ningún contacto, también. La previsión de cierre sale de las oportunidades abiertas ponderadas por etapa y se revisa en la reunión comercial del mes, con la misma cifra para todos. La conexión con la facturación cierra el circuito: una oferta aceptada pasa a pedido sin volver a introducirla, y la ficha de cada cliente muestra ofertas y facturas juntas.
Resultados
Cronología del proyecto
Mapa de las etapas reales del proceso comercial
Importación de contactos y ofertas abiertas desde buzones y hojas de cálculo
Avisos de seguimiento y de clientes sin contacto
Previsión mensual de cierre y conexión con la facturación
Testimonio
“Cuando uno de los comerciales estuvo tres semanas de baja, un compañero pudo seguir sus ofertas sin pedirle nada: todo estaba en el mismo sitio. Antes, aquello se habría quedado parado.”