Comercio industrial de suministros
Hojas de cálculo y un programa de facturación antiguo que no se hablaban: cada pedido se introducía dos veces y nadie conocía el stock real.
El reto
Pedidos introducidos dos veces, stock real desconocido y albaranes que se perdían entre el mostrador y la oficina
La solución
Implantación de ERP con el circuito pedido–albarán–factura y migración de clientes, artículos e histórico con cuadre
Cómo lo hicimos
La empresa vendía por mostrador, por teléfono y por correo, y cada canal acababa en un sitio distinto: el pedido se apuntaba en una hoja de cálculo, el albarán se hacía a mano y la factura se introducía después en el programa antiguo. Empezamos por el circuito: pedido, albarán y factura en un solo sistema, de modo que cada operación se introduce una vez y el documento siguiente se genera a partir del anterior, con el stock descontado en el momento de servir. La migración incluyó los clientes con sus condiciones, los artículos con precios y tarifas, y el histórico de venta, con un cuadre contra la facturación del último ejercicio antes de darla por buena. El arranque se hizo por áreas: primero ventas y almacén, después compras y administración, con el programa antiguo funcionando en paralelo hasta que los totales cuadraron durante un mes entero. La formación se hizo por perfil: cada uno aprendió su circuito sobre sus datos, no sobre un manual genérico.
Resultados
Cronología del proyecto
Diagnóstico del circuito pedido–albarán–factura
Migración de clientes, artículos e histórico con cuadre
Arranque de ventas y almacén con el sistema antiguo en paralelo
Compras y administración incorporadas y formación por perfil
Testimonio
“Lo que nos convenció es que no empezaron por el programa, sino por nuestro circuito. El primer mes de trabajar con él ya no retecleamos ningún pedido.”