Informes automáticos y distribución
El informe se actualiza automáticamente, llega a quien tiene que leerlo y avisa cuando algo se sale de lo normal.
El reto
En cada cierre alguien dedica días a rehacer el mismo informe: copiar, pegar, cuadrar, maquetar y enviar. Es trabajo caro, repetitivo y cualquier error pasa desapercibido hasta el mes siguiente. Mientras tanto, los números que se comentan en la reunión ya tienen dos semanas.
La solución
Automatizamos la actualización y el reparto: envíos programados al destinatario correcto, avisos cuando un indicador supera un umbral y exportaciones en el formato que cada área necesita. Con registro de qué se ha enviado y a quién. Si una actualización no termina bien, el informe no sale y el equipo recibe el aviso.
Es para tu empresa si…
- El envío de los informes depende de que una persona concreta se acuerde, y cuando no está no salen.
- Cada delegación o cada cliente recibe su informe, y prepararlos todos significa repetir el mismo trabajo con filtros distintos.
- Los errores en los informes los descubre un cliente o un director cuando ya los tiene en el buzón, nunca antes.
- Queréis saber al momento si ha entrado un pedido grande o un indicador ha caído, pero la única manera es ir a mirarlo.
Qué incluye
Calendario de actualización propio
Cada informe tiene su calendario: diario, semanal o de cierre. Los datos se refrescan solos antes de la hora de envío, sin que nadie tenga que abrir nada.
Un modelo, muchos destinatarios
Un mismo informe sale filtrado para cada receptor: cada delegación o cada cliente recibe solo sus cifras, del mismo modelo y a la misma hora.
Umbrales y avisos definidos con vosotros
Acordamos qué es una desviación que merece un aviso y quién debe recibirlo. La alerta llega cuando ocurre, no cuando se cierra el mes.
El formato de cada receptor
Quien trabaja con hoja de cálculo recibe hoja de cálculo; quien solo tiene que leer, recibe un documento listo para imprimir. El formato se adapta al receptor, no al revés.
Registro de cada envío
Cada envío queda anotado: qué informe, a quién, cuándo y con qué datos. Si un día hay que demostrar qué se envió, el registro está.
Cómo lo hacemos
Inventario de informes
Listamos los informes que hoy se hacen a mano: quién los monta, quién los recibe, con qué frecuencia y cuáles han dejado de leerse.
Prioridad y diseño
Automatizamos primero los que más tiempo consumen. Para cada uno se fija el contenido, el formato, el calendario y los destinatarios.
Periodo en paralelo
Durante un tiempo acordado, el informe automático y el manual conviven y se comparan. El manual solo se retira cuando los resultados coinciden.
Traspaso del mantenimiento
Dejamos documentado cómo añadir un destinatario, cambiar un calendario o ajustar un umbral, para que el mantenimiento ordinario lo pueda hacer vuestro equipo.
Beneficios clave
Sin montaje manual
Siempre puntual
Avisos automáticos de desviaciones
Preguntas frecuentes
¿Podemos cambiar nosotros un informe una vez automatizado?
Los cambios ordinarios sí: destinatarios, calendarios y umbrales quedan documentados en el traspaso para que los hagáis vosotros. Para cambios de estructura o de contenido, se acuerda el alcance y el precio antes de tocar nada.
¿Se puede incluir información de fuera del sistema, como objetivos o presupuestos?
Sí. Los objetivos suelen estar en una hoja de cálculo, y no hace falta cambiarlo: se define un formato estable y el sistema la lee automáticamente en cada actualización.
¿Todos los informes se pueden automatizar?
Los que tienen un contenido y un calendario estables, sí. El inventario inicial dice cuáles cumplen la condición y cuáles vale más dejar como consulta en el cuadro de mando. No todo debe automatizarse.
¿Cómo se cobra: por proyecto o por cuota?
La construcción se cobra como proyecto cerrado, con el alcance acordado en el diagnóstico gratuito. Si queréis que hagamos el mantenimiento y la supervisión, se pacta aparte, con un alcance y un precio fijados de antemano.
Casos de éxito relacionados
Servicios financieros
Grupo empresarial con cuatro sociedades
Cierre mensual de siete días y cifras que no cuadraban entre sociedades
- Días de cierre mensual
- 7→1
- Informe al comité cada mes
- D+2
- Definición de margen para las cuatro sociedades
- 1
Logística
Operador logístico
Un informe por cliente hecho a mano cada mes e incumplimientos que se detectaban cuando el cliente llamaba
- Informes mensuales automatizados
- 40
- Envíos fuera de plazo
- 0
- Aviso por ventana de entrega incumplida
- 24 h