Migración y puesta en marcha
Los datos viejos limpios dentro del sistema nuevo y el equipo usándolo desde el primer día.
El reto
El miedo real a un cambio de sistema no es el sistema: es el día que se enciende. Clientes duplicados, stocks que no cuadran con el almacén y albaranes que no aparecen por ninguna parte. Y un equipo que, en la primera semana, vuelve a la hoja de cálculo de siempre porque allí sí encuentra las cosas.
La solución
Limpiamos y cuadramos los datos antes de migrarlos: duplicados, saldos y referencias muertas. Hacemos una migración de prueba en vacío y la contrastamos contra el sistema antiguo, cifra a cifra, antes del día clave. Formamos a cada perfil con su caso de uso real y acompañamos al equipo las primeras semanas, hasta que el sistema va solo.
Es para tu empresa si…
- Habéis elegido el sistema nuevo, pero los datos siguen en el viejo y nadie del equipo tiene tiempo para hacer el traspaso.
- Ya intentasteis un cambio de sistema y quedó a medias: ahora conviven los dos y no está definido cuál es el de referencia.
- El proveedor del programa antiguo ya no le da soporte y cada incidencia se queda sin respuesta.
- El sistema actual solo lo conoce a fondo la persona que lo configuró hace años.
Qué incluye
Limpieza y deduplicación
Revisamos clientes, artículos y saldos antes de moverlos y os presentamos la lista de lo que está repetido u obsoleto: vosotros decidís qué se migra y qué se archiva.
Migración ensayada
El traspaso entero se ejecuta primero en un entorno de prueba y cada paso queda escrito en un guion: el día del arranque solo se repite un proceso ya comprobado.
Cuadre aprobado por escrito
Elaboramos un documento con los totales de clientes, stocks y saldos en los dos sistemas, y las diferencias explicadas una a una. Se aprueba antes de arrancar, no después.
Formación sobre vuestros datos
Cada perfil se forma solo en la parte que va a usar, con ejercicios sobre sus clientes y artículos reales, y con un manual breve para cada puesto de trabajo.
Acompañamiento del arranque
Los primeros días resolvemos las dudas al momento y corregimos los ajustes de configuración a medida que aparecen, antes de que se conviertan en malas prácticas.
Cómo lo hacemos
Auditoría de los datos viejos
Extraemos los datos del sistema antiguo y los clasificamos con un criterio acordado por escrito: qué se migra, qué se archiva y qué se descarta.
Migración de prueba y cuadre
Traspasamos los datos a un entorno de prueba y comparamos los totales con el sistema antiguo hasta que cada diferencia queda explicada.
Arranque acompañado
Se fija la fecha con vosotros, se congela la entrada de datos en el sistema antiguo y se arranca con soporte directo los primeros días.
Formación y cierre
Formamos a cada perfil sobre el sistema ya cargado con sus datos y dejamos el antiguo en modo de consulta, con un responsable y una fecha de desconexión.
Beneficios clave
Migración completa y cuadrada
Adopción real por parte del equipo
Puesta en marcha planificada
Preguntas frecuentes
¿Se puede perder algún dato durante la migración?
El cuadre existe precisamente para evitarlo: cada total del sistema nuevo se compara con el del antiguo y las diferencias se explican antes de arrancar. Además, el sistema antiguo se conserva en consulta, así siempre se puede ir a comprobar el original.
¿Hay que migrar todo el histórico de hace años?
Normalmente no. Se migra lo que se consulta en el día a día; lo que hay que conservar por obligación legal se puede archivar fuera del sistema nuevo. La decisión se toma con el inventario de datos delante.
¿Cuánto dura una migración?
Depende del volumen y, sobre todo, del estado de los datos de partida. El diagnóstico gratuito incluye una primera revisión de los datos y termina con una propuesta cerrada de calendario y precio.
¿Y si el día del arranque algo falla?
Hay plan de vuelta atrás: el sistema antiguo no se desconecta hasta que el nuevo lleva un periodo funcionando y cuadrando. Si hace falta, se sigue trabajando con el antiguo mientras se corrige el problema, sin perder trabajo hecho.
Casos de éxito relacionados
Distribución
Comercio industrial de suministros
Pedidos introducidos dos veces, stock real desconocido y albaranes que se perdían entre el mostrador y la oficina
- Entrada de cada pedido
- 1
- Tiempo de preparar una factura
- −70%
- Albaranes perdidos desde el arranque
- 0
Distribución
Distribuidora de material técnico
Cada área defendía su cifra de nivel de servicio y ninguna coincidía con las demás
- Fuentes unificadas en un solo lugar
- 6
- Definición por indicador
- 1
- Días cada mes recuperados
- 3