Modelo de datos e indicadores
Definimos los indicadores del negocio una sola vez para que todo el mundo hable de la misma cifra.
El reto
Dos personas piden «las ventas del mes» y obtienen dos números distintos. Cada uno tiene su fórmula, nadie sabe cuál es la buena y las reuniones se dedican a discutir los datos en lugar de decidir. El conocimiento de cómo se calcula cada cosa está en la cabeza de tres personas y se va con ellas.
La solución
Construimos un modelo de datos comprensible sobre el que se calculan todos los indicadores: una definición por indicador, documentada y auditable. Calendarios, jerarquías y permisos por perfil para que cada uno vea lo que le corresponde. Cuando una regla de cálculo cambia, se cambia en un solo sitio y todos los informes se ajustan a la vez.
Es para tu empresa si…
- El margen que calcula comercial y el que calcula finanzas no coinciden, y cada departamento defiende el suyo.
- Los indicadores se calculan en una hoja de cálculo con fórmulas que solo entiende quien la creó.
- Cada cifra nueva hay que pedírsela a la persona que lleva los datos y depende de su disponibilidad.
- Comparar este año con el anterior cuesta porque los criterios han ido cambiando y nadie registró cuándo ni por qué.
Qué incluye
Diccionario de indicadores
Cada indicador con su fórmula, el origen de los datos y el responsable de la definición, en un documento que queda en la empresa y se revisa cuando el negocio cambia.
Cálculos que se pueden auditar
Cada cálculo se puede abrir y leer: de qué tablas parte, qué filtra y qué agrega. Un auditor o un responsable nuevo puede seguirlo de principio a fin sin pedir ayuda.
Modelo con nombres del negocio
Las tablas y los campos llevan nombres del negocio, no códigos técnicos: cliente, pedido, margen. Quien llega de nuevo entiende qué es cada cosa sin depender de quien lo construyó.
Jerarquías, calendarios y comparativas
Dejamos preparadas las agrupaciones que el negocio usa, por zona, por familia de producto, por comercial, con el calendario fiscal y las comparativas entre periodos ya resueltas.
Visibilidad por perfil
Cada perfil ve su ámbito: un jefe de zona, su zona; dirección, el conjunto. Las reglas se definen una vez y se aplican a todos los informes a la vez.
Cómo lo hacemos
Taller de definiciones
Reunimos a las personas que usan cada indicador y cerramos su definición: qué cuenta, qué no cuenta y desde cuándo. Las discrepancias se resuelven aquí, no en los informes.
Construcción del modelo
Montamos las tablas y las reglas de cálculo sobre los datos ya integrados, y cada decisión de cálculo queda anotada en el diccionario.
Contraste con los cálculos actuales
Comparamos los resultados del modelo con las hojas de cálculo que la empresa usa hoy y explicamos cada diferencia hasta que hay acuerdo.
Publicación y circuito de cambios
El modelo entra en producción con un circuito acordado para modificar definiciones: quién lo puede pedir, quién lo aprueba y cómo queda registrado.
Beneficios clave
Una cifra, una definición
Cálculos auditables
Preparado para crecer
Preguntas frecuentes
Ya tenemos informes que funcionan. ¿Para qué necesitamos un modelo de datos?
Porque si cada informe recalcula los indicadores por su cuenta, dos pantallas pueden dar cifras distintas. Con un modelo común, cada indicador se calcula una sola vez y todos los informes lo leen del mismo sitio.
¿Quién decide la definición buena cuando dos departamentos no se entienden?
La empresa, no nosotros. Llevamos la discrepancia a una mesa con todas las partes, mostramos las consecuencias de cada opción y la decisión queda por escrito en el diccionario, con fecha y responsable.
¿Qué pasa cuando cambiamos la manera de calcular algo?
La regla se modifica en el modelo, en un solo sitio, y en el diccionario queda registrado desde cuándo se aplica. Si hace falta, se conservan las dos versiones para poder comparar periodos calculados con criterios distintos.
¿Cuánta dedicación pide por nuestra parte?
La parte que no se puede delegar son los talleres de definición: tiene que estar quien conoce el negocio. El resto lo hacemos nosotros. En el diagnóstico se concreta cuántas sesiones harán falta y con qué personas.
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